第一章 总则

第一条  为规范学校采购行为，加强非招标采购方式管理，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和其他有关法律法规，制定本办法。

第二条  本办法所称非招标采购方式，是指公开招标和邀请招标之外的竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购等采购方式。

第三条  本院集中采购和分散采购采用非招标采购方式采购活动，适用本办法。依法不能适用竞争性谈判、单一来源采购、询价采购方式的，应采用招标采购方式采购。

第四条  非招标采购方式采购，货物、服务采购项目预算低于5万元，工程采购项目预算低于10万元的。应遵循职责明确、情形适当、程序规范、透明高效的原则。

第二章 竞争性谈判采购

第五条  竞争性谈判采购，是指采购单位从符合项目资格条件要求的供应商名单中确定不少于三家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

第六条  有下列情形之一的，可以申报采用竞争性谈判方式采购：

（一）经专家认定技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；

（二）出现了不可预见的急需采购，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

（三）采购对象独特复杂，以前不曾采购过且很少有成本信息，不能事先计算出价格总额的；

（四）招标文件没有不合理条款、招标公告时间及程序符合规定，招标后没有供应商投标或者参加投标供应商不足三家，或在评标期间经资格性和符合性审查符合条件的供应商不足三家或者对招标文件做出实质性响应的供应商不足三家，或重新招标未能成立的；

（六）学校认定的其他情形。

第七条  竞争性谈判采购应当遵循下列基本程序：

（一）竞争性谈判采购方式审批；

（二）成立谈判小组；

（三）制定谈判文件；

（四）发布竞争性谈判公告，征集供应商；

（五）确定参加谈判的供应商；

（六）开展谈判；

（七）推荐成交候选供应商；

（八）确定成交供应商；

（九）发布成交公告；

第八条  采购谈判小组由采购招标主管部门、项目单位、项目管理部门、财务部门、监督小组代表及有关专家组成。谈判小组人员名单由采购招标主管部门提出，报采购与招标领导小组审定。

第九条  项目单位向采购招标主管部门提供采购项目需求，采购招标主管部门根据采购需求编制谈判文件。谈判文件经采购招标工作小组审议或会签，学校集中采购项目谈判文件需报采购与招标领导小组审批。

谈判文件内容主要包括：谈判须知、采购项目的名称和数量、技术和商务要求、谈判顺序确定方法、谈判程序、成交标准、合同条款和格式、供应商递交响应性文件的时间和地点、谈判日程安排等。

第十条  采购招标主管部门在学校指定的采购信息媒体上发布竞争性谈判公告，公布谈判项目需求、响应供应商资格条件、资格审查内容、日期、地点等。公告的时间不得少于5个工作日。

第十一条  谈判小组依据谈判文件的规定，对响应供应商参加谈判的资格进行审查，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于3家的供应商参加谈判，向其提供谈判文件。谈判文件开始发出之日起至响应供应商提交响应文件截止之日止，不少于5天。

开展谈判前，谈判小组对已发出的谈判文件有实质性变动的，应当以书面形式通知所有被邀请参加谈判的供应商。

第十二条  谈判小组进行谈判应当遵循以下工作规则：

（一）谈判小组依据谈判文件的规定，对报价文件的有效性、完整性和对谈判文件的响应程度进行审查，未对谈判文件做实质性响应的供应商，不得进入具体谈判程序。

（二）谈判小组应当通过随机方式确定参加谈判供应商的谈判顺序，所有成员集中与供应商按照顺序分别单独进行谈判。

（三）谈判小组与供应商进行谈判，应当按照谈判文件确定的内容、程序和评定标准等进行。

（四）谈判中谈判内容发生变动的，谈判小组应当确保以书面形式通知所有参加谈判的供应商；

（五）谈判小组按照谈判文件规定的谈判轮数，要求参加谈判的供应商分别进行原则上不超过 3 轮的报价，并给予每个正在参加谈判的供应商相同的报价权利。

（六）最后一轮谈判结束后，参加谈判的供应商应当对谈判的承诺和最后报价以书面形式确认，并由法定代表人或其授权人签署。

第十三条  谈判小组按照谈判文件的规定，对供应商提供的最后报价及有关承诺按评标程序进行评审，按照符合需求、质量和服务相等且报价最低的原则推荐成交候选供应商；

第十四条  谈判工作完成后3个工作日内，采购招标主管部门根据谈判小组全体成员签字的原始记录和评审结果编写竞争性谈判采购报告并报批。报告主要内容包括：

1、谈判小组成员名单和谈判日期和地点；

2、谈判文件；

3、确定参加谈判的供应商名单及情况简述；

4、谈判方法和成交标准；

5、谈判过程记录和谈判或评定情况说明，包括成交和淘汰的供应商名单及原因；

6、成交候选供应商排序表；

7、谈判小组推荐成交供应商的建议。

第十五条  在推荐确定成交候选供应商之前，谈判小组认为排在前面的成交候选供应商的最低投标价或者某些分项报价明显不合理或者低于成本，有可能影响商品质量和不能诚信履约的，应当要求其在规定的期限内提供书面文件予以说明理由，并提交相关证明材料。

第十六条  成交供应商确定后一个工作日内，采购招标主管部门向成交供应商发出成交通知书，并将采购结果通知所有参加谈判而未成交的供应商；在学校指定的采购信息媒体上发布成交公告，公告期为7个工作日。

第十七条  在谈判文件及程序符合法律规定的前提下，递交报价文件或对谈判文件做出实质响应的供应商只有两家时，在书面征得供应商同意情况下，可以按照公平、公正和竞争原则，继续进行谈判采购；如果只有一家，应中止谈判，重新组织采购。

第三章  单一来源采购

第十八条  单一来源采购，是指采购单位按照规定的程序向单一供应商直接购买的采购方式。

第十九条  符合下列情形之一的，可以申报采用单一来源方式采购：

（一）只能从唯一供应商处采购的；

（二）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；

（三）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；

（四）招标文件没有不合理条款、招标公告时间及程序符合规定，参与投标供应商只有一家情形，或者在评标期间，出现符合专业条件的供应商或者对招标文件做出实质性响应供应商只有一家情形的。

第二十条  单一来源采购应当遵循下列基本程序：

（一）采用单一来源采购方式审批；

（二）成立采购谈判小组；

（三）编制单一来源采购文件；

（四）组织采购谈判；

（五）确定成交事项；

（六）发出成交通知书。

第二十一条  采用单一来源采购方式，应当由采购招标主管部门组织市场调查并提供市场调查报告，使用单位提供经3人以上专家签字的论证报告，包括对规格型号与技术指标的书面意见和适用采购方式的建议。复杂或标的较大的项目，申请单一来源采购方式的理由还应在学校指定的采购信息媒体上公示，3个工作日内无疑义方可批准。

第二十二条  采购谈判小组由采购招标主管部门、项目单位、项目管理部门、财务、监督小组代表及有关专家组成，分散采购项目不少于3人，学校集中采购项目3-5人，专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组人员名单由采购招标主管部门提出，报分管校长审定。

第二十三条  项目单位向采购招标主管部门提供采购项目需求，采购招标主管部门根据采购需求组织编制采购文件和谈判方案。采购文件中应包括采购项目需求、技术要求、服务要求等。谈判方案包括谈判主要内容、价格承受上限、质量最低保证、服务要求、应变措施等。

第二十四条  采购招标主管部门向供应商提供采购文件，供应商按照采购文件要求编制响应文件后，携带相关资格证明文件在采购文件规定的时间、地点参加谈判。谈判小组按照采购文件要求和谈判方案，与供应商谈判。

第二十五条  供应商提供的货物（工程或服务）质量、数量和服务均能满足采购需求、最终报价不高于采购预算或谈判方案拟定的价格承受上限的，谈判小组确认采购成交事项，并根据全体谈判成员签字的原始谈判记录和谈判结果编写谈判报告并报批。报告主要内容包括：

（一）谈判小组人员组成；

（二）谈判过程记录；

（三）谈判结果简述；

（四）谈判小组确认意见。

第二十六条  谈判结果经学校审核批准后，采购招标主管部门向供应商发出成交通知书。

第二十七条  采购项目需签订采购合同且属从原供应商处添购的，经学校批准，在不改变合同其他条款的前提下，与原供应商协商签订补充合同。签订补充合同的日期距离原合同签订日期，原则上不得超过1年。

第四章 询价采购

第二十八条  询价采购，是指采购单位从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并对其提供的报价、质量、服务等进行比较，确定供应商的采购方式。

第二十九条  采购规格标准统一、市场货源充足且价格变化幅度小、采购活动需要在短时间内完成，项目预算金额低于公开招标数额标准的，可以申报采用询价方式采购。

第三十条  询价采购应当遵循下列基本程序：

（一）询价采购方式审批；

（二）成立询价小组；

（三）制定询价文件；

（四）发布询价公告；

（五）确定被询价的供应商名单；

（六）询价评审；

（七）确定成交供应商；

（八）发出成交通知书；

第三十一条  询价小组由项目单位或项目管理部门、采购招标主管部门、监督小组代表（不少于三人）组成，其中有关专家不得少于成员总数的三分之二。预算金额较大的采购项目，适当增加询价小组成员人数。

第三十二条  采购招标主管部门根据项目单位提供的采购需求编制询价文件，内容一般包括供应商资格条件、采购项目的技术和商务要求、合同条款、评定成交的标准等事项，并据此编制询价公告和询价通知书。

第三十三条  采购招标主管部门在学校指定的采购信息媒体上发布询价公告，公告的时间不得少于5个工作日。对采购时间要求紧、金额适中的项目，经询价小组同意可以采取发询价函等形式快速采购。

第三十四条  询价小组对响应供应商进行资格审查，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于3家的供应商参加询价，并发出询价通知书。供应商应当在规定的地点和报价截止时间前递交报价文件；供应商只能一次报出不得更改的价格，并对询价采购文件或询价函所列出的全部技术、商务要求做出承诺。

第三十五条  询价小组依据询价文件确定的评审方法评审，推荐排序的成交候选供应商，并在3个工作日内，根据全体成员签字的原始询价记录和询价评审结果编写询价采购报告。报告主要内容包括：

（一）询价小组成员；

（二）询价文件；

（三）询价记录和评审情况及说明，包括成交和淘汰的供应商名单及原因；

（四）询价结果和成交候选供应商排序表。

第三十六条  成交供应商确定后一个工作日内，采购招标主管部门向成交供应商发出成交通知书。并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购招标主管部门在学校指定的采购信息媒体上发布成交公告。

第三十七条  在询价采购文件和询价程序符合法律规定的前提下，符合项目资格条件的供应商不足3家或经评审有效报价供应商不足3家时，经采购与招标工作领导小组批准，可按照规定的询价采购程序进行。

第五章 监督检查

第三十八条 非招标采购活动开始前，采购招标主管部门应当通知监督小组人员到现场监督。

第三十九条 不得将应当以公开招标或邀请招标方式采购项目化整为零或者以其他任何方式规避招标采购。

第四十条 参与非招标方式采购活动的人员，必须严格遵守国家、湖北省关于采购招投标的法律法规和《长江职业学院采购招投标工作纪律》，非招投标采购活动按照“谁主管、谁负责，谁职责、谁负责，谁签字、谁负责，谁督办、谁负责”的原则进行责任追究。

第六章  附则

第四十一条 采购招标主管部门负责采购文件资料的收集、整理和归档；

第四十二条 本办法由资产与招标管理处负责解释。

第四十三条 本办法自发布之日起施行。